In Aquadesk wordt onderscheid gemaakt tussen 4 categorieën methoden:
Onder deze vier categorieën kunnen verschillende voorschriften worden geplaatst. De invulling van deze categorieën is volledig aan de organisatie zelf.
Het importeren van methoden is het proces, waarbij meerdere van deze methoden tegelijkertijd worden toegevoegd of vervangen via een bestand. Dit gebeurt in Aquadesk onder 'Import' | 'Methoden'. Hier kunt u op de blauwe 'Import methoden'-knop links bovenaan het scherm klikken, waarna u verder gaat met 'Toevoegen'. In het volgende scherm klikt u op de knop 'Upload' en navigeert u naar uw importbestand op uw computer. Vervolgens klikt u op 'Opslaan'. Hiermee start u het importproces.
Het bestand moet aan een aantal voorwaarden voldoen en deze handeling kan alleen worden verricht, wanneer daartoe de juiste rechten en rollen zijn toegekend. Om de methoden te kunnen wijzigen, toevoegen en verwijderen, moet je de rol Methoden beheerder hebben. Alle rollen en rechten om stamgegevens te kunnen muteren zijn te vinden onder Organisatie | Gebruikers. De personen met de rol van Medewerker beheerder kunnen deze rechten en rollen toekennen, wijzigen en/of in te trekken.
Het bestand voor het importeren van methoden moet een specifiek formaat hebben om correct geïmporteerd te kunnen worden. Hier leggen we uit hoe dit formaat eruitziet en welk type data in elke kolom van het importbestand wordt verwacht. Het exportformaat voor methoden is identiek aan het importformaat en kan als referentie worden gebruikt. Een voorbeeldbestand is toegevoegd aan het einde van deze handleiding. Let op: een bestand dat niet aan de vereisten voldoet, kan niet worden geïmporteerd en moet worden aangepast (zie importproces).
Het door AquaDesk gehanteerde importformaat omvat 4 kolommen. Het is belangrijk op te merken, dat het gebruik van kolommen, die niet zijn beschreven, niet is toegestaan. AquaDesk maakt gebruik van het CSV-formaat (Comma Separated Values, oftewel komma-gescheiden waarden), maar met een aanpassing: de scheidingstekens tussen de kolommen zijn punt-komma's (;). Bovendien moeten de namen van de velden in de eerste rij van het bestand correct zijn gespecificeerd.
Het importbestand moet de volgende kolommen bevatten.
De code van de methode. Deze moet uniek zijn binnen de organisatie. Deze code wordt o.a. gebruikt bij metingen.
De naam van de methode. Deze moet uniek zijn binnen de organisatie.
De code van de categorie van methoden. Deze kunnen worden gevonden in de AquaDesk onder Domein > Methode-categoriën.
Eventueel kan een literatuurverwijzing hierin worden opgenomen.
Zodra het importbestand alle vereiste kolommen en juiste informatie bevat, kan het worden geïmporteerd. Dit gebeurt in Aquadesk onder 'Import' | 'Methoden'. Hier kunt u op de blauwe 'Import methoden'-knop links bovenaan het scherm klikken, waarna u verder gaat met 'Toevoegen'. In het volgende scherm klikt u op de knop 'Upload' en navigeert u naar uw importbestand op uw computer. Vervolgens klikt u op 'Opslaan'. Hiermee start u het importproces.
Het is belangrijk op te merken, dat AquaDesk niet alle aspecten kan controleren. Hoewel het kan valideren of een waarde correct is, heeft het bijvoorbeeld geen inzicht in de geschiktheid van de gekozen coördinaten voor de organisatie.
Als een bestand als ongeldig wordt beschouwd, wordt dit weergegeven in het rooster op het scherm. Door op de eerste kolom van het gevalideerde item te klikken, kunnen details worden bekeken en kan het resulterende bestand worden gedownload.
Indien het bestandsformaat onjuist is, voegt AquaDesk een regel bovenaan het bestand toe met uitleg over de ontbrekende kolommen.
Andere fouten in het bestand worden aangeduid met de term 'Fout'. In deze gevallen voegt AquaDesk een kolom toe aan het einde van de dataset. Deze kolom geeft per regel aan wat er niet correct is aan die betreffende regel. Zie Foutmeldingkolom voor meer informatie hierover.
Als het bestand volledig vrij is van fouten, wordt het bestand direct na uploaden geimporteerd en krijgt het thevens de status 'Geïmporteerd'. Om op deze wijze bestanden te mogen importeren heeft de gebruiker de rol van Methoden beheerder nodig.
Tijdens het importeren worden de methoden geïntegreerd in AquaDesk. Nieuwe methoden worden geïmporteerd en reeds bestaande methoden binnen AquaDesk worden overschreven.
Vermijd het gebruik van Excel in combinatie met CSV-bestanden.
Excel heeft de neiging om data in een CSV-bestand te wijzigen, zoals het automatisch plaatsen van decimale en duizendtal scheidingstekens, en het verwijderen van voorloopnullen. Het gedrag van Excel varieert ook afhankelijk van taal- en regio-instellingen, evenals de taalversie van Excel zelf. Dit leidt tot veel problemen, die door onze gebruikers worden gemeld. Helaas hebben we geen controle over hoe Excel CSV-bestanden behandelt.
Het interpreteren van data door Excel kan worden gestopt door een tab aan het begin van elk veld in het bestand toe te voegen. Het nadeel hiervan is echter, dat Excel dan niet meer in staat is om berekeningen uit te voeren met deze gegevens.
Er zijn betere alternatieven voor het werken met CSV-bestanden, hoewel deze niet dezelfde intelligentie bevatten als Excel. Informatiehuis Water raadt tegenwoordig CSVPad aan. Niettemin is Visual Studio Code met plugins zoals edit-csv een bruikbaar alternatief in veel gevallen.
Sommige softwarepakketten voegen een zogenaamde BOM (Byte Order Mark) toe om aan te geven hoe een softwarepakket moet omgaan met speciale tekens. Echter kunnen hierdoor onverwachte problemen ontstaan en kan het CSV-bestand soms worden geweigerd.
Probeer daarom eerst te kijken of de BOM nog aanwezig is en verwijder deze indien nodig. De oplossing is om de BOM te verwijderen in Kladblok. De BOM bestaat uit alle tekens vóór de naam van de eerste kolom. Bijvoorbeeld:  Als u het aangepaste bestand vervolgens weer converteert naar een CSV-formaat, zou hiermee de foutmelding verholpen moeten zijn.
Hier wordt uitgelegd hoe de BOM verwijderd kan worden met (een recente versie van) kladblok (notepad) van Windows.
De volgende meldingen kunnen voorkomen. Bij fouten wordt het nummer van de kolom aangegeven, indien het formaat fouten bevat, zoals verplichte velden.
| Melding | Betekenis |
|---|---|
| De volgende kolommen ontbreken: <lijst met ontbrekende kolommen> | De opgegeven kolommen ontbreken in het bestand. |
| Dubbele code | Code komt vaker voor in de lijst. |
| Dubbele naam | Naam komt vaker voor in de lijst. |
| Onbekende categorie | Deze categorie is onbekend in AquaDesk. De bekenden zijn te vinden onder Domein > Methode categoriën |
| Eind: Ongeldig formaat: dd-mm-jjjj | Ongeldige datum |
| Start ligt na End. | De startdatum is later dan de einddatum |
Hieronder een voorbeeld bestand wat gebruikt kan worden als template (de data in het bestand is volledig fictief).